Considerazioni sullo smart working e 7 consigli per essere produttivi
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In questi giorni si è diffuso un concetto in merito un diverso e, per alcuni, nuovo metodo di lavoro, il così detto smart working o lavoro agile.
A tal proposito si fa molta confusione e sarebbe opportuno in primis capire e definire cos'è lo smart working. La LEGGE 22 maggio 2017, n. 81 ne dà la seguente definizione: "una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa".
La definizione legislativa si avvicina molto all'idea di cosa sia effettivamente lo smart working ma sono doverose alcune precisazioni.
Differenza tra lavoro, smart working e home working
Sembrano essere sinonimi ma di fondo esistono alcune differenze sostanziali. La principale è inerente al luogo ove si svolge il lavoro in quanto mentre fare home working equivale a lavorare (per l'azienda) da casa lo smart working concepisce l'attività lavorativa in qualsiasi altro luogo quale ad esempio una biblioteca, uno spazio di coworking, in treno, in hotel, al parco.
I freelance, i liberi professionisti che prestano i loro servizi ad aziende in maniera non continuativa ma solo su progetti di varia durata, non hanno mai prestato il loro lavoro presso la sede fisica dell'azienda con la quale hanno un contratto. Probabilmente hanno il loro ufficio, lavorano da casa, insomma svolgono, se proprio vogliamo dare una definizione, un remote working o lavoro da remoto, ma pur sempre di lavoro si tratta. Sicuramente non di smart o home working.
Lo smart working come mindset
Una considerazione approfondita, dopo la definizione, va fatta in merito alla percezione di questa tipologia di lavoro, non deve essere considerata un semplice iniziativa con la quale ci si adatta a nuove esigenze, aziendali o del dipendente. È necessario entrare in una diversa filosofia lavorativa, è un cambiamento culturale, un'evoluzione dell'organizzazione aziendale e degli spazi fisici.
Non è semplice adattarsi a una diversa situazione per svariati motivi, il cervello umano non è predisposto a cambiare abitudini drasticamente e soprattutto non tutti abbiamo la capacità di automotivazione e non siamo predisposti ad essere autonomi e responsabili, ad esempio c'è chi necessita di un supervisor che gli indichi il lavoro da svolgere e che gli organizzi la giornata lavorativa.
7 utili consigli per rendere produttivo lo smart working
Ecco quindi dopo le definizioni e riflessioni alcuni utili consigli elencati in ordine sparso di importanza che, secondo il mio punto di vista, possono aiutare ad essere produttivi ed organizzare il proprio lavoro anche lontano dalla scrivania del proprio ufficio.
Libertà vs Regole
È importante darsi delle regole, fare smart working offre tanta libertà della quale bisogna imparare a non abusarne. Occorre avere degli slot di routine ben precisi per seguire la propria organizzazione quotidiana. Bisogna conoscere i momenti migliori che ci predispongono a svolgere le attività richieste dal proprio lavoro. Ad esempio se si è più creativi al mattino è buona norma svolgere la parte del lavoro che ce lo richiede in quella fascia della giornata e non in un'altra.
Abbigliamento adeguato al lavoro
Può sembrare una sciocchezza ma è importante entrare in un mood lavorativo ed avere un approccio professionale vestendosi come se si dovesse andare in ufficio. È necessario capire che il luogo in cui stiamo svolgendo il lavoro è il nostro ufficio. Ciò non equivale a dover obbligatoriamente indossare la giacca e la cravatta ma almeno a non restare in pigiama. L'abbigliamento aiuta il cervello ad entrare nell'atteggiamento produttivo e vestirsi con abiti adeguati al lavoro cambia il proprio approccio, il proprio mindset, ed equivale a fare una scelta, quella di non pensare a cosa ci circonda ma dedicarsi esclusivamente al lavoro.
Lavorare per obiettivi e non in funzione del tempo
Tra i lati positivi dello smart working sicuramente c'è la predisposizione a lavorare per obiettivi al contrario del lavoro in ufficio in cui si è obbligati ad orari rigidi. Capita spesso di aver terminato un lavoro ma di non poter andar via ed in altri casi la situazione opposta, di dover cioè lasciare qualcosa in sospeso perché si è giunti allo scadere dell'orario di lavoro.
L'evoluzione della cultura del lavoro passa anche dal superamento di questa concezione lavorativa oraria in cui il termine del lavoro coincide con il raggiungimento di uno step, di un processo.
Bilanciare il lavoro con il tempo libero
L'errore più comune è quello di non bilanciare l'orario lavorativo con il tempo libero o dedicato alla famiglia. Avere sempre a portata di mano lo strumento e il materiale lavorativo non deve sbilanciare l'organizzazione familiare ma è vero anche il contrario, non bisogna togliere tempo e risorse al lavoro per dare priorità alle faccende domestiche, soprattutto per le mamme che hanno generalmente, ma fortunatamente non sempre, la gestione della casa.
Utilizzare gli strumenti adeguati
Lavorare in un luogo diverso dall'ufficio offre la necessità di dover comunicare con il collega, il supervisor, il proprio cliente o referente. Diversi sono gli strumenti che permettono la trasmissione di file ma anche le chiamate o l'invio di messaggi. L'importante è trovare lo strumento giusto e adatto alle proprie esigenze, con il quale c'è maggiore affinità mentale che aiuta il lavoro rendendolo efficace. L'invito è ad evitare categoricamente gli strumenti che possono offrire distrazione come ad esempio la messaggistica dei social.
Alcuni strumenti utili sono i seguenti:
Gestione del tempo: responsabilità e pianificazione
È inutile negarlo, se non si lavora nel luogo ritenuto più adatto alle proprie necessità non possono mancare le occasioni di distrazioni. Responsabilità e pianificazione sono necessarie per gestire al meglio il proprio tempo e lavoro. Ma essenziali e fondamentali sono anche le pause, uscire per andare a prendere un caffè al bar, per una passeggiata rigenerante o per l'ora di palestra, l'importante che rientri tutto nella gestione quotidiana del tempo.
Gestire le priorità e gli imprevisti
Se la gestione del tempo è parte integrante del proprio lavoro lo è anche la gestione delle priorità e degli imprevisti. La programmazione della giornata lavorativa può subire delle variazioni, indipendentemente dalla nostra volontà, che necessitano la precedenza rispetto al lavoro svolto in quell'istante. Presupponendo la necessità di dover sempre pianificare il proprio lavoro proprio perché l'imprevisto è dietro l'angolo, occorrono in questi casi grandi doti di problem solving per la risoluzione degli imprevisti con intelligenza e razionalità.
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